Comment mieux communiquer les données en entreprise ?

La gestion et la communication des données en entreprise sont de réels enjeux. En effet, une société fonctionne correctement lorsque les bonnes informations sont transmises au bon moment et aux bonnes personnes. Focus sur les solutions pour y parvenir.

La communication de données en entreprise

Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, produisent quotidiennement une grande quantité d’informations. Les nombreuses sources usitées se déclinent en logiciels métiers, CRM, plateformes cloud, sites Web, etc. Il est primordial pour le bon fonctionnement de votre société que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes lorsque ces dernières en ont besoin.

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Comprendre la circulation des données en entreprise

Les échanges entre collaborateurs sont une source de productivité au sein d’une entreprise. Chacun peut ainsi s’exprimer et contribuer aux projets en cours. En favorisant les échanges, les managers contribuent à faire circuler les informations, mais aussi à renforcer les liens dans les équipes. Dans une entreprise, les données qui se créent au quotidien au fur et à mesure des échanges ou des activités de chacun sont dispersées dans divers services. Comme elles restent bien souvent dans la zone d’activité de ces derniers, elles ne circulent pas forcément. Leur diversité mais aussi leur taille représentent actuellement un véritable défi pour les sociétés. En effet, les données sont essentielles à la bonne réalisation des diverses activités. Votre enseigne ne sera en mesure de mettre en place des stratégies et d’atteindre les objectifs que si vous disposez d’un personnel qualifié. Pour pouvoir agir, ce dernier doit retrouver la bonne information au bon endroit, au bon moment et dans le bon format. De ce fait, votre capacité à les collecter, puis à les structurer avant de les intégrer afin d’en tirer parti est un enjeu majeur.

Rassembler et synchroniser des données en entreprises

La collecte, la structuration et l’intégration des données dans une entreprise représentent un défi qui exige un travail spécifique. Pour être sûrs de synchroniser en masse les systèmes informatiques de votre société, nous vous recommandons de travailler avec un outil ETL. Cette option vous permet d’extraire des données brutes, puis de les transformer avant de les envoyer dans un entrepôt de référence ou data warehouse. Cet outil dispose en outre de fonctionnalités pour la préparation et le traitement de l’information sans avoir recours à un codage manuel.

Zoom sur le logiciel ETL

Une information qui circule bien entre les collaborateurs encourage l’émulation et la créativité. L’utilisation d’un logiciel dédié prend tout son sens pour travailler et segmenter les informations. Les outils ETL sont des solutions de Business Intelligence et de Big Dara utiles à la synchronisation massive de plusieurs systèmes au sein d’une entreprise. Ils répondent aux problèmes liés à l’intégration de données et les informations collectées sont efficacement exploitées.

L’utilité et l’utilisation d’un logiciel ETL

Un logiciel ETL pour « Extract, Transform, Load » est un outil nécessaire à la gestion de données volumineuses au sein d’une entreprise. Bien que le système soit assez complexe, cet outil facilite le rassemblement des informations, leur qualification ainsi que leur intégration. Grâce à lui, les data brutes et non structurées deviennent des ressources exploitables. L’objectif d’un ETL est de fournir une information claire et accessible qui pourra être exploitée via des outils de business Intelligence. En effet, vous bénéficiez d’une vision centralisée dans une data warehouse. L’ETL permet en outre de garder le contrôle sur les données de votre entreprise tout en vous aidant à en tirer le meilleur parti.

Le fonctionnement de l’ETL

La communication interne est au centre des préoccupations des responsables RH et des responsables communication d’une entreprise. Les newsletters, courriers électroniques ou journaux internes sont remplacés par les réseaux sociaux qui permettent de diffuser l’information en temps réel à la bonne personne. Ils sont également utiles pour créer un espace de discussion. Avant d’être partagées, les informations doivent passer par différents processus de traitement. L’ETL comprend trois phases : une extraction, une transformation et un chargement des données qui circulent quotidiennement dans une entreprise. La première étape consiste à récupérer un grand volume de données depuis différentes sources. La seconde opération passe par le formatage des informations, puis la dernière étape consiste à les convertir au bon format. Ainsi, vous serez en mesure de les standardiser, de les qualifier, de les nettoyer, de les vérifier et de les enrichir. Une fois les informations qualifiées, elles seront transférées vers un emplacement qui servira d’application décisionnelle.

Le traitement et le partage des données

La qualification des données est une étape durant laquelle la qualité des informations dans votre système est sécurisée, puis contrôlée. Les doublons comme les incohérences sont supprimés et des règles de gestion personnalisées sont mises en place.

La circulation de l’information en entreprise

Si une information manque, est incomplète ou est erronée, elle peut avoir des incidences dans le bon déroulement ou la concrétisation des projets d’une entreprise. Un manque de communication interne est tout aussi néfaste pour les relations entre les collaborateurs et les managers. Il en résultera en effet une dégradation de l’implication et de la confiance de ces derniers. Afin que la communication n’entache pas les activités de la société et ne reste pas superficielle, il faudra la différencier, l’adapter, la faire circuler, etc.

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Nos conseils pour faire circuler l’information

Pour que la communication passe bien en entreprise et contribue au bon déroulement des activités, classifiez les informations selon leur sensibilité, leur degré d’urgence, leur confidentialité, leur cible et leur diffusion. Vous serez ainsi en mesure de les diffuser à la bonne audience. Les collaborateurs accèdent à toutes les données, tandis que les informations confidentielles ne fuitent pas. Veillez en outre à ce que la fréquence et les supports d’envoi de vos informations soient variés afin d’augmenter leur chance d’atteindre leur cible. Quant à la diffusion, elle doit être au service du management de l’entreprise, car elle est cruciale d’un point de vue des RH. Les dossiers relatifs à l’arrivée de nouvelles recrues ainsi que l’évaluation professionnelle des collaborateurs doivent être accessibles aux managers, RH et autres travailleurs. Pour travailler et communiquer efficacement, vous l’aurez compris, vous aurez besoin d’un logiciel ETL.

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