Pourquoi archiver ses documents en entreprise?

Dans une société, peu importe sa taille et son activité, archiver les documents est légalement obligatoire. En effet, ces documents constituent le patrimoine économique et social de l’entreprise. D’ailleurs, l’archivage des documents en entreprise offre un avantage administratif très important. Mais pourquoi archiver ses documents en entreprise ? Pour en savoir plus, nous vous invitons à lire cet article.

Qu’est-ce que l’archivage de documents ?

L’archivage de document, qu’il soit pratiqué en entreprise ou non, consiste à conserver les documents. Il englobe l’ensemble des techniques et des moyens utilisés pour recueillir, classer, conserver et exploiter les documents jusqu’à leur éventuelle destruction.

Quels types de documents d’entreprise doit-on archiver ?

Dans une entreprise, les documents doivent être archivés pour des raisons juridiques, fiscales et organisationnelles. Mais quels sont ces documents ? Voici les documents qui doivent obligatoirement être archivés dans une entreprise :

  • Les dossiers liés à la gestion des employés ;
  • Les documents comptables ;
  • Les documents fiscaux ;
  • Les documents bancaires ;
  • Les documents d’assurance ;
  • Les documents de la société ;
  • Les différents contrats c’est-à-dire les contrats établis avec les salariés et les collaborateurs, les contrats de partenariat, les contrats établis avec les clients et les fournisseurs, etc.

Comment archiver les documents en entreprise ?

Pour archiver les documents en entreprise, la première chose à faire est d’identifier et d’authentifier un-à-un tous les documents existants. Cette étape est très importante car elle vous permettra de déterminer les conditions de conservation de chaque type de document.

Une fois l’identification et l’authentification terminée, vous pouvez maintenant passer au stockage des documents. Pour stocker vos documents, vous pouvez opter pour un stockage numérique ou conserver vos documents dans un endroit sûr et sécurisé. Quant aux règles à respecter, en général, il faut que l’organisation soit stricte pour que l’on puisse retrouver les documents facilement en cas de besoin. Vous pouvez par exemple les classer par ordre alphabétique, par date ou pour thématique pour faciliter vos recherches.

Bon à savoir : pour un archivage physique optimal, nous vous conseillons de ranger les documents dans des armoires de stockage, des palettes, des bacs et des centenaires. Ces derniers doivent être placés dans de bonnes conditions (luminosité, protection contre la poussière, protection contre les accidents, etc.).

Confier l’archivage de ses documents d’entreprise à un professionnel : bonne ou mauvaise idée ?

Pour éviter les soucis, en cas de doute, n’hésitez pas à confier l’archivage de vos documents d’entreprise à un prestataire d’archivage. Grâce à leur expertise et leurs expériences dans le domaine, ce professionnel saura comment s’y prendre pour que leur conservation se fasse de la meilleure des façons.

Archiver les documents en entreprise : pour quelles raisons ?

Les écrits professionnels assurent le bon fonctionnement d’une entreprise. Ils retracent l’histoire et la vie de la société. Ils régissent toutes les relations avec les collaborateurs, les clients et les fournisseurs. Voilà pourquoi il faut les archiver. Pour en savoir plus, découvrez l’importance de l’archivage en entreprise.

Archiver ses documents en entreprise parce que c’est la loi

L’archivage des documents en entreprise est une obligation pour toutes les entreprises, peu importe leur taille et leur activité. En effet, cette procédure est encadrée par de nombreux textes législatifs et normatifs. Et chaque entreprise doit se plier à ces exigences légales.

Archiver ses documents en entreprise pour se protéger

Les documents archivés sont des pièces qui témoignent du passé d’une entreprise. Ils peuvent donc servir de preuve, d’explication et de justification aux actions futures qui peuvent se passer (des conflits, des malentendus, etc.).

Aussi, l’archivage garantit la continuité de l’entreprise. Ces documents archivés permettent de défendre les intérêts des administrés et de l’établissement, de justifier de l’antériorité d’une découverte, de répondre aux exigences de certaines revues, etc.

Archiver les documents en entreprise pour minimiser et prévenir les pertes de données

Vous avez opté pour un archivage numérique ? Sachez que les données numériques d’une entreprise peuvent un jour être détruites ou endommagées. Archiver vos documents physiquement sur support papier permet alors de minimiser et de prévenir les pertes de données. N’oubliez pas que des données perdues peuvent avoir des conséquences graves pour l’entreprise. La sauvegarde des données est donc recommandée.

Archiver les documents en entreprise pour réduire les coûts opérationnels

Savez-vous que pour recréer un document perdu, l’entreprise peut payer jusqu’à 1 000 euros ? Alors, pour éviter de dépenser de l’argent inutilement, archivez vos documents comme il se doit. Plus vous les perdez, plus votre entreprise va engendrer d’autres dépenses.

Archiver les documents en entreprise pour être conforme à la réglementation

Nous savons tous que l’archivage des documents est soumis à une réglementation. Alors, pour éviter les problèmes, assurez-vous de respecter cette démarche. En effet, une entreprise peut être confrontée à des contrôles. En cas de non-respect, en plus de devoir se mettre en conformité aux normes de conservation de dossiers, vous pouvez être soumis à des pénalités et des amendes. Or, cela ruine la réputation de votre entreprise.

Si vous avez des soucis concernant les règles à suivre pour archiver des documents en entreprise, vous pouvez consulter un guide sur la conservation.

Archiver les documents en entreprise pour appuyer ses dossiers en cas de réclamation juridique

Il arrive que votre entreprise soit l’objet d’une poursuite par une entité comme un client, un salarié ou une autre société. Alors, pour vous justifier, il est nécessaire de produire des documents qui vont justifier votre dossier. D’où l’importance des archives.

Si l’entreprise ne peut pas retrouver un document précis, il est possible qu’elle soit confrontée à des répercussions. Ces répercussions peuvent aller de l’embarras à des charges légales ou des amendes.

Archiver les documents en entreprise car ils sont utiles en cas d’audit

Toutes les entreprises, peu importe leur taille et leur activité peuvent être soumises à des audits. Durant un audit, un auditeur vérifiera les documents de votre entreprise pour s’assurer qu’ils sont tous corrects. Il peut mener des contrôles tous les ans. Voilà pourquoi archiver ses documents est très important

Quelles sont les règles à suivre pour l’archivage de documents en entreprise ?

Pour archiver vos documents en entreprise correctement, nous vous conseillons de :

  • Bien distinguer les différentes catégories de documents à archiver. Pour ce faire, archivez toujours vos documents par dossier (factures, contrats, etc.)
  • Formaliser votre système d’archivage pour que la procédure adopter puisse être accessible à tous, et à n’importe quel moment (même à un nouvel employé)
  • N’hésitez pas à créer une politique d’archivage où toutes les informations concernant l’archivage de document sont énoncées. Avec cette politique d’archivage, la gestion de vos archives se fait de façon efficace et complète. Cette politique d’archivage est également essentielle pour répondre aux enjeux légaux, financiers, stratégiques et historiques liés à la conservation des documents en entreprise.

Combien de temps les documents en entreprise doivent-ils être conservés ?

Les durées légales de conservation des documents d’entreprise varie selon la nature du document à archiver.

  • La durée de conservation des documents qui comptabilisent les horaires de travail des employés, les heures d’astreinte et leur compensation, etc. est de 1 an. Ces documents serviront de preuve en cas de contrôle de l’inspection du travail.
  • La durée de conservation des documents qui comptabilisent les jours de travail des employés au forfait, des documents qui correspondent aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, est de 3 ans.
  • La durée de conservation des documents liés aux salariés comme les contrats de travail, le licenciement, l’intéressement, les bulletins de salaires, etc. est de 5 ans.
  • Les documents et les pièces comptables tels que les comptes annuels, les factures, les bons de commandes, les bons de livraison, etc. doivent être conservés pendant 10 ans.
  • La durée de conservation de taxe foncière est d’une année. Cette durée de conservation est déjà mentionnée dans le livre des procédures fiscales. Quant aux autres pièces justificatives de paiement des impôts, il faut les garder au moins 6 ans.
  • La durée de conservation des justificatifs de paiement comme les ordres de virement, les relevés bancaires, la copie d’un chèque, etc. est de 5 ans comme fixé par le code de commerce.
  • Les quittances d‘assurance, les preuves de règlement, les avis d’échéance et les lettres de résiliation sont à conserver pendant une durée de 2 ans.
  • Les différents documents liés à l’entreprise comme les statuts et les pièces modificatives doivent être conservés pendant 5 ans après radiation de la société du registre du commerce et des sociétés. Il en est de même pour les registres des procès-verbaux d’assemblées. En revanche, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports et les conventions ne se conservent que pendant 3 ans.
  • La durée des conservations des contrats quand a eu ne débute qu’après leur expiration. Cela signifie qu’elle peut varier d’un contrat à un autre. Pour les contrats commerciaux, la durée de l’archivage est de 5 ans après expiration contre 10 ans pour ceux d’acquisition et de cession de biens immobiliers et 30 ans pour ceux conclus par voie électronique.

Bref, l’archivage est une procédure obligatoire pour toutes les entreprises. En respectant correctement cette procédure, vous pouvez retrouver facilement des informations liées à votre entreprise, même si ces informations datent de très longtemps. Mais l’archivage de document en entreprise permet également d’assurer la continuité de vos activités, de conserver des preuves et des justificatifs. Grâce à l’archivage, vous aurez une trace historique de tout ce qui se passe dans votre boîte. Alors, ne négligez pas cette procédure.

 

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