Les étapes clés pour organiser un séminaire

Les événements d’entreprise s’avèrent incontournables. Ils permettent de développer la communication en interne et la cohésion d’équipe. La plupart des entreprises consacrent un budget spécifique pour les formations, réceptions et animations pour les collaborateurs. Voici quelques conseils pour organiser un séminaire.

Définir des objectifs

Le séminaire entraîne une dépense considérable pour chaque entreprise. Afin d’éviter les pertes d’argent inutiles, il convient d’avoir des objectifs précis. Par exemple, si votre enseigne vient de passer une période difficile, l’événement d’entreprise serait l’occasion idéale pour se féliciter et se donner une nouvelle source de motivation pour la suite.

Essayez de régler les conflits entre les employés ou encore entre les collaborateurs et leurs supérieurs. Vous pouvez demander aux participants d’écrire des « réclamations » anonymes qui seront traités pendant l’événement. Ce qui vous permettra de détecter les sources de blocages de l’évolution de vos chiffres d’affaires. Sachez qu’une bonne relation en interne permet d’optimiser les résultats de tout le monde. Vous devez gagner le cœur de vos salariés pour qu’ils puissent donner le meilleur d’eux-mêmes.

Pour une entreprise qui vient d’ouvrir ses portes, un séminaire est avant tout le bon moment pour dévoiler les véritables valeurs et objectifs à prendre en compte.  Proposez une séance d’informations pour présenter les dirigeants et les informations importantes.

Trouver l’endroit idéal

Vous avez intérêt à quitter votre lieu de travail pour votre séminaire d’entreprise. Ce qui garantit une ambiance plus décontractée pour les participants. Autrement dit, si vous travaillez en plein centre-ville, un séminaire au cœur d’un village verdoyant serait inoubliable. Trouvez un cadre authentique qui peut à la fois accueillir des échanges en salles mais aussi des amusements en plein air. Louez un établissement hôtelier qui propose une grande salle de réception ou/et de réunion, un grand jardin, une piscine et une aire de jeux.

Afin de récompenser vos collaborateurs, il est conseillé de choisir un lieu à plus de 10 km des locaux professionnels. Si votre budget le permet, un séminaire de 2 à 5 jours s’avère idéal. Pour cette option, vous devez assurer l’hébergement de tous les participants. Par contre, avec un budget assez serré, un événement d’une seule journée s’avère le meilleur choix. Pour les jeunes entreprises, il est conseillé d’établir un budget adéquat pour les événements d’entreprise chaque année.

Établir un planning bien précis

Bien avant l’événement, il est recommandé de penser au planning. Prévoyez la durée de chaque activité afin de prévoir une organisation impeccable. Si vous envisagez des séances d’échanges, assurez-vous que les collaborateurs puissent s’amuser encore plus. Si vous prévoyez 3 heures de formation ou de réunion, les loisirs doivent dépasser de 4 heures. Ce qui garantit une bonne ambiance entre les collègues. Les nouveaux venus auront l’opportunité de s’intégrer dans le groupe.

Distribuez une feuille de route la veille de l’événement :

• Heures de départ et d’arrivée
• Heures de collation, de repas, etc
• Séances en salle de la journée
• Activités amusantes

Profitez de l’événement pour annoncer des bonnes nouvelles aux participants : projet de cantine au travail, soirée d’entreprise pour récompenser les meilleurs employés, hausse de salaire, etc.

Définir la date

Avant de prendre une décision sur la date de l’événement, il est fortement conseillé de demander les avis des participants. Le séminaire devrait réunir 100% de vos collaborateurs. Idéalement, l’événement devrait avoir lieu vers la fin de l’année ou encore le début de l’année. Cependant, pour les échanges de vœux, vous pouvez organiser un autre événement : le team building. Pour une évaluation semestrielle et un ajustement des objectifs de l’année, un séminaire en mois de juin s’avère idéal. Établissez une organisation de toutes les tâches incontournables pour éviter les mauvaises surprises.

Vous avez intérêt à oublier le week-end, sauf en cas de force majeure. Chaque collaborateur devrait jouir de ses fins de semaine pour des moments de qualité avec leur famille respective.

Communiquer en amont sur l’événement

Une fois que vous avez la date exacte, il faut informer au préalable vos collaborateurs. Confirmez l’événement au minimum une semaine avant le jour J. Ce qui permettra aux participants de prévoir leur propre organisation. Les chargés de clientèle doivent avancer ou repousser les rendez-vous.

Si l’événement dure plus d’une journée, proposez une liste d’affaires à emporter :  vêtements de rechange, maillot de bain, chaussures de randonnée, accessoires d’hygiène, etc. Les collaborateurs sous traitement médical devraient emmener leurs médicaments. Annoncez également l’organisation sur le transport, à citer particulièrement l’heure du départ.

Pensez à régulariser l’assurance de tous les participants, notamment si vous songez partir loin. Établissez une liste à remplir pour faciliter la collecte d’informations personnelles de chaque collaborateur.

Bien animer une séminaire d’entreprise

Comme déjà mentionné auparavant, il est important de mettre en avant les activités amusantes. Pensez à différents jeux qui pourraient intéresser vos collaborateurs, que ce soit en salle ou à l’extérieur. Prévoyez des lots pour les gagnants. Alors que la plupart de vos salariés sont des aventuriers, une randonnée ou encore des parties de paintball au milieu de la nature s’avère intéressant. Pour un séminaire pendant la saison pluviale, privilégiez les activités qui peuvent être réalisées à l’intérieur : jeux vidéo, jeux de société, karaoké, etc.

Côté restauration, gâtez les participants avec un bon déjeuner raffiné. Assurez-vous de bien satisfaire vos collaborateurs pour un événement rare de l’année. Si vous voulez louer un espace en plein air, contactez un traiteur indépendant pour préparer les repas et les boissons.

Contacter un organisateur événementiel

Alors que vous avez une centaine de participants, les détails des préparatifs pourraient vous échapper. Afin de ne rien laisser au hasard, faites appel à un spécialiste de l’événementiel. Vous profiterez d’une bonne organisation de A à Z. L’organisateur prend en charge à la fois le lieu, les décorations, le transport, la restauration, l’animation ainsi que les autres points importants. Vous obtiendrez un devis personnalisé en fonction de vos attentes. Il est également possible de dévoiler à l’avance votre budget pour ensuite obtenir les propositions adéquates. Confiez votre projet uniquement à un organisateur événementiel de bonne notoriété. Informez-vous au préalable sur le taux de réussite des événements organisés par quelques prestataires qui vous intéressent.