9 conseils pratiques pour l’organisation d’une formation professionnelle en entreprise

Renforcer et développer les compétences du personnel est une obligation pour tout chef d’entreprise qui souhaite s’adapter à l’évolution du marché. Encadré par les dispositifs d’aide à la formation professionnelle et le compte personnel de formation en entreprise, découvrez ci-dessous nos conseils pour la mise en place et l’organisation d’une formation en entreprise.

Apportez de l’originalité à votre programme de formation

En tant que gérant d’entreprise ou responsable RH, vous avez l’obligation légale d’assurer l’adaptation de vos salariés à leurs fonctions respectives (Article L6321-1 du Code du travail). Ils doivent avoir les compétences nécessaires pour occuper leur poste, mais aussi pour s’adapter aux évolutions technologiques (numérisation des tâches, télétravail, etc.). Pour cela, il vous faut mettre en place un plan de développement des compétences qui recensera l’ensemble des formations que vous souhaitez mettre à la disposition des salariés. Ce document doit être en accord avec les dispositions fixées dans votre convention collective et notamment le CPF monétisé, qui rend les salariés acteurs de leur propre formation.

Vous n’avez pas forcément besoin d’avoir l’accord de vos collaborateurs si les formations ont pour but de mieux les outiller pour qu’ils puissent remplir à bien leur mission. Mais pour mieux les accrocher, il est plus intéressant de mettre de l’originalité dans votre programme. Une manière de le faire est de traiter votre sujet sous un nouvel angle. Cependant, la recherche d’originalité ne doit pas vous éloigner du principe général d’une formation : répondre de manière précise aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Pour plus d’efficacité, vous pouvez également mettre à profit les avancées du numérique pour adopter des méthodes pédagogiques innovantes. À cet effet, vous pouvez essayer les outils que vous propose Alcuin, éditeur de logiciels de gestion de la formation pour gérer efficacement vos programmes de mise à niveau des compétences ou de développement des connaissances équipes. Cependant, vos modules de formation doivent être souples afin d’intégrer facilement les nouvelles méthodes et outils technologiques. Les besoins de chacun sont différents et vous avez besoin de garder trace de qui suit quel programme, dans quel but, le budget d’heures de formation alloué, etc.

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Identifiez correctement vos besoins

C’est l’une des étapes fondamentales dans la construction de votre projet de formation. Les questions ci-après peuvent vous aider à réussir cette étape :

  • Quel est l’objectif de votre formation ?
  • À quelle catégorie d’employés s’adresse cette formation précise ?
  • Quelles sont les compétences qui seront acquises par ceux-ci à l’issue de l’apprentissage ?
  • Quel est le délai de la formation ?

En fonction de vos objectifs, il vous faut définir le profil des employés qui seront formés. Vous devez également avoir une idée précise du background des participants, comme leur niveau moyen en informatique par exemple : cela vous permettra d’adapter au besoin votre méthode de formation. Il est aussi important de définir pendant cette étape un budget pour votre projet.

Élaborez un tableau de bord

C’est maintenant le moment d’établir le programme détaillé de la formation. Cette étape vous permet d’avoir un aperçu du déroulement de la séance.

Il vous faudra définir clairement par écrit :

  • Les objectifs et le public visés
  • Le contenu précis de la formation
  • Les sujets à aborder (prise en main d’un logiciel de bureautique, mise en place du télétravail, secourisme en entreprise, etc.)
  • Les moyens qui seront mis en œuvre ou utilisés pour la formation (locaux, outils informatiques, compétences nécessaires pour le bon déroulement de la séance).

Le programme doit également préciser la durée de la formation (date du démarrage et de la fin), le temps imparti aux prises de parole et aux questions-réponses. Les heures de pause ainsi que votre dispositif de suivi-évaluation doivent également être précisés dans le tableau de bord.

Identifiez le lieu de la formation

Le lieu où se déroule une formation influence énormément sa réussite. Si vous désirez l’organiser dans l’enceinte de votre société, la salle de réunion de l’entreprise peut être utilisée. Toutefois, elle doit être équipée d’outils nécessaires au bon déroulement du programme (paperboard, vidéoprojecteur, mobilier adapté, connexion wifi). Le cas échéant, il faudra trouver une salle adaptée qui pourra stimuler la productivité des participants.

L’organisation d’une mise à niveau des compétences dans un cadre extérieur a tout de même des avantages que n’offre pas une session tenue dans les locaux de l’entreprise. Elle permet de réunir le personnel dans un lieu autre que celui dans lequel ils ont l’habitude de travailler et de changer l’image qu’ils peuvent avoir sur la formation ou un programme spécifique.

Identifiez les formateurs

La réussite d’une formation dépend également du savoir-faire des formateurs. Ceux-ci peuvent être choisis parmi le personnel de l’entreprise s’il s’agit d’une formation en interne. Assurez-vous que chaque formateur possède de bonnes aptitudes pédagogiques et qu’il pourra être remplacé pendant qu’il n’est pas à son poste. Si possible, les personnes choisies peuvent participer en amont à une formation des formateurs (elle dure deux à trois jours en général). Cela leur permettra d’acquérir des compétences pédagogiques et un savoir-faire pratiques afin de transmettre leurs connaissances comme il se doit.

Par ailleurs, il est également possible de faire appel à des formateurs professionnels, surtout s’il s’agit d’un programme de formation de grande envergure. Un organisme de formation peut être sélectionné suite à un appel d’offres, et son choix doit être conforme à vos objectifs. L’élaboration du cahier des charges est un moment clé pour la définition des principaux axes d’apprentissage ou de mise à niveau. L’organisme de formation devra être en mesure de vous proposer des solutions innovantes capables de satisfaire les besoins de votre entreprise : l’usage d’un logiciel permettant de gérer les différentes offres de formation est un avantage certain. De plus, la structure doit également vous offrir des garanties par rapport au respect du calendrier préétabli.

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Préparez et organisez la formation avec les formateurs identifiés

Avant le jour J, quelques réunions de mises au point doivent être faites avec les formateurs. Celles-ci permettront de mieux préparer la séance. Ces réunions sont aussi des occasions pour définir les grandes phases du travail préparatoire à faire en commun et pour préciser la répartition des tâches.

Informez les participants

Utilisez les canaux de communication habituels de votre entreprise pour informer les salariés bénéficiaires de la formation : circulaires, courriers électroniques, affichages… La note de service doit préciser les termes de référence (TDR) de la formation, l’impact sur le CPF, ses objectifs, ainsi que les résultats attendus à la fin.

Évaluez les bénéficiaires de la mise à niveau

L’évaluation des bénéficiaires de la formation est nécessaire afin de vérifier si vos objectifs ont été atteints. Pour cela, de nombreux outils peuvent être utilisés : entretien, compte-rendu ou rapport de formation. Vous devez également avoir une fiche de présence pour le suivi.

Que faire après l’organisation de la session de formation ?

À la fin de votre formation, il est important de faire un bilan avec les collaborateurs qui y ont participé. Cela vous permettra de mieux évaluer la qualité du programme. Cette évaluation peut être possible à travers un questionnaire de satisfaction adressé aux participants. N’oubliez pas non plus de dire merci à vos collaborateurs et de les informer sur la suite des événements. Vous pouvez également leur délivrer une attestation de fin de formation si c’est nécessaire.

Pour réussir la mise en place d’une formation, une bonne préparation est nécessaire. Il faut faire preuve d’originalité sans pour autant vous éloigner de l’objectif du programme et du cadre légal de la formation en entreprise. Identifiez bien les besoins de votre structure et choisissez des formateurs compétents. Vous pouvez également faire appel à un organisme professionnel pour vous accompagner.

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