Pourquoi désigner un représentant fiscal ?

Un représentant fiscal, comme son nom l’indique, représente une entreprise établie en dehors de l’UE dans l’accomplissement de ses obligations en matière de TVA. La plupart des pays de l’Union européenne imposent aujourd’hui la désignation d’un représentant fiscal afin d’assurer l’accomplissement des obligations TVA conformément à la réglementation en vigueur. Qui doit faire appel à un représentant fiscal ? Quels sont ses rôles vis-à-vis de son client ? Et quels sont les principaux avantages pour une entreprise étrangère qui désigne un représentant fiscal ? Enfin, comment choisir son représentant fiscal ?

Qui doit faire appel à un représentant fiscal ?

Dans 19 des 27 des états membres de l’Union européenne, la désignation d’un représentant fiscal est une obligation légale pour toutes les entreprises établies en dehors de l’U.E. qui réalisent des opérations taxables sur le territoire européen :

  • importations dans un État membre de l’Union européenne de marchandises en provenance d’un pays situé en dehors de l’U.E. ;
  • exportations au départ d’un État membre de l’Union européenne vers un pays situé en dehors de l’U.E. ;
  • achats de marchandises livrées dans un État membre de l’Union européenne. en provenance d’un autre État membre de l’U.E. ;
  • ventes de marchandises BtoB depuis un État membre de l’U.E. à destination d’un autre État membre de l’Union européenne ;
  • ventes BtoC de biens et services à des particuliers européens y compris via une marketplace.

Le défaut de désignation d’un représentant fiscal est très lourdement sanctionné par les administrations fiscales européennes et empêche toute récupération de la TVA.

Par ailleurs, il faut savoir que les partenaires européens (fournisseurs, prestataires, clients, marketplaces…) refusent systématiquement de traiter avec des entreprises étrangères qui n’ont pas rempli leur obligation de désigner un représentant fiscal en raison du risque que cela représente pour eux.

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Quelles sont les missions légales d’un représentant fiscal ?

Le représentant a tout d’abord des missions définies par la loi, à savoir :

  1. effectuer les démarches d’immatriculation pour obtenir le numéro de TVA ;
  2. déposer les déclarations de TVA ;
  3. reverser à l’administration fiscale la TVA due par l’entreprise ;
  4. déposer les Déclarations d’Echanges de Biens (DEB) et Déclarations Européennes de Services (DES) ;
  5. déposer les demandes de remboursement de TVA.

Quels sont les rôles d’un représentant fiscal vis-à-vis du client ?

Un bon représentant fiscal ne se contente pas de remplir uniquement ses missions légales, mais fournit un accompagnement complet sur toutes les problématiques de TVA que peut rencontrer l’entreprise.

L’analyse préalable de l’activité de l’entreprise

Avant toute immatriculation, le représentant fiscal fait un point sur l’activité passée, présente et future de l’entreprise afin de s’assurer qu’elle respecte la réglementation locale, qu’elle évite les pièges et qu’elle bénéficie de tous les régimes de faveurs disponibles.

Le contrôle de la conformité des factures

Le représentant fiscal contrôle la conformité des factures émises par l’entreprise pour éviter tout risque de redressement fiscal. Il contrôle également la conformité des factures reçues de ses fournisseurs et les documents douaniers et de transport, afin d’éviter tout problème de récupération de TVA.

L’audit préalable au dépôt des demandes de remboursement

Avant tout dépôt de demande de remboursement de TVA, le représentant fiscal s’assure que l’entreprise est en possession de l’ensemble des justificatifs obligatoires, afin de garantir un remboursement rapide et complet. En effet, de nombreuses demandes de remboursement échouent ou traînent en longueur en raison d’un manque de préparation de l’entreprise aux demandes de l’administration fiscale.

La veille fiscale réglementaire

Le représentant fiscal assure une veille fiscale réglementaire et informe régulièrement l’entreprise des réformes à venir afin que celle-ci puisse s’y préparer en toute connaissance de cause.

L’assistance au contrôle fiscal

En cas de déclenchement d’un contrôle fiscal, le représentant fiscal accompagne l’entreprise et défend au mieux ses intérêts.

Quels sont les avantages pour une entreprise étrangère de faire appel à un représentant fiscal ?

Au-delà de l’obligation légale, la représentation fiscale constitue une alternative simple et économique à l’implantation physique par le biais d’une filiale ou d’une succursale.

En effet, la représentation fiscale permet aux entreprises étrangères de pénétrer le marché européen en évitant les coûts et les contraintes de l’implantation physique qui impliquent notamment la création d’une structure et la tenue d’une comptabilité distincte.

En particulier, une entreprise étrangère qui a désigné un représentant fiscal dans un État membre de l’UE n’est pas soumise à l’impôt sur les bénéfices dans cet État membre.

L’activité est entièrement pilotée depuis l’étranger par l’intermédiaire du représentant fiscal qui se charge d’accomplir auprès de l’administration fiscale locale l’ensemble des obligations de l’entreprise en matière de TVA : obtention d’un numéro de TVA, dépôt des déclarations périodiques et paiement de la TVA, dépôt des demandes de remboursement, etc.

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Comment choisir son représentant fiscal ?

Comme chez les avocats ou les experts comptables, tous les représentants fiscaux ne se valent pas, loin de là.

    1. Choisissez un spécialiste : la TVA est une matière particulièrement complexe et en constante évolution. On ne s’improvise pas expert en TVA. Il faut donc privilégier des experts spécialisés en TVA plutôt que ceux pour qui la TVA est une activité accessoire ou qui débutent.
    2. Choisissez un représentant fiscal reconnu : le représentant fiscal agit en partenaire de l’administration fiscale et doit développer une relation de confiance avec les inspecteurs. Installer cette confiance prend du temps et nécessite une rigueur sans faille. Le représentant fiscal est également garant de la conformité fiscale de son client. Choisir un représentant fiscal qui vient de s’installer ou qui a un passif douteux, c’est la garantie de délais allongés, de contrôles fiscaux systématiques et d’une sévérité accrue en cas de problème. Il faut donc privilégier les représentants fiscaux reconnus depuis de nombreuses années, qui sauront accélérer les processus, éviter les contrôles fiscaux et obtenir l’indulgence de l’administration fiscale lorsque c’est nécessaire.
    3. Choisissez un représentant fiscal doté d’un capital social significatif : le représentant fiscal est solidairement responsable envers les administrations fiscales de la TVA due par ses clients, et son capital social est la garantie de sa solvabilité. Un représentant fiscal avec un capital social ridicule n’a aucune crédibilité vis-à-vis de l’administration fiscale qui sera infiniment plus suspicieuse à son égard. Un capital social significatif est un gage de crédibilité et de confiance.
    4. Choisissez un représentant fiscal qui vous pose des questions : comme nous l’avons vu précédemment, les missions d’un représentant fiscal digne de ce nom ne se limitent pas à ses missions légales. Si dès le premier contact le représentant fiscal vous envoie une proposition commerciale sans vous poser des questions précises sur votre activité, fuyez.

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