La guide des frais professionnels

Le statut de salarié garantit de nombreux avantages. L’employeur propose une rémunération mensuelle, des assurances et différentes indemnisations. Plus encore, pour une meilleure qualité de vie au travail, l’entreprise rembourse les dépenses dans le cadre des activités professionnelles : les frais professionnels.

Qu’est-ce que les frais professionnels ?

Le terme « frais professionnel » désigne les charges les consommations utiles d’un salarié dans le cadre de l’exercice de ses missions professionnelles. Les montants engagés sont acquittés par le salarié. Puis, à la présentation de pièces justificatives, le remboursement sera au rendez-vous. Chaque entreprise peut imposer un plafond pour éviter les dépenses flagrantes.

Selon l’URSSAF, les frais professionnels concernent les dépenses courantes d’un salarié pendant ses heures de travail. Ils sont à la charge de l’entreprise mais doivent être avancés par chaque collaborateur.

La plupart du temps, les entreprises proposent un remboursement forfaitaire. Autrement dit, l’employé reçoit le remboursement sous forme de primes, notamment pour les frais liés au repas et au transport.

Quels sont les différents frais professionnels ?

Les frais professionnels remboursables relèvent de différentes natures. Les exonérations sur les dépenses réelles concernent les motifs suivants.

Frais de repas

Les frais de nourriture comme les déjeuners d’affaires s’avèrent l’un des frais professionnels les plus courants. Ce qui concerne principalement les repas du salarié pendant les missions professionnelles à l’extérieur du bureau. Le montant forfaitaire défini par l’administration des impôts est de 4,30 €. Il est toutefois possible de dépasser ce montant pour des causes raisonnables, justifiées par des factures. Par exemple, lors d’un déplacement professionnel au cœur d’une région tropicale en plein été, le coût du repas peut augmenter suite à des besoins permanents en eau de vie.

Certaines enseignes peuvent assurer les repas de leurs employés au quotidien. Pour ce cas, chaque salarié doit respecter le plafond défini par l’employeur, et prend en charge les surplus, quel que soit le total de la facture.

Frais de déplacement et d’hébergement

Les frais de transport pris en charge par l’entreprise concernent avant tout le déplacement du salarié, allant de son domicile vers le local professionnel. En règle générale, l’employeur propose un forfait mensuel ou engage un service de transport de personnels.

Les frais de transport remboursables suivant les dépenses réelles sont liés aux déplacements professionnels pour travailler dans une autre ville, une autre région ou encore à l’étranger. Il s’agit du coût du billet d’avion, de la course en taxi ou des frais de bus. Il existe également un autre frais sur le déplacement : les frais de voiture. Le salarié obtient une exonération lorsqu’il utilise son propre moyen de transport pour mener à bien ses missions professionnelles. Si la voiture ou la moto est utilisée au quotidien, la limite de kilométrage est de 40 km par jour, sauf pour les missions en dehors de la région.

Quant aux frais d’hébergement, ils désignent les frais d’hôtel lors des déplacements loin du lieu de travail, dans le cadre d’une mission professionnelle. Seuls les employés cadres bénéficient des indemnités pour leur résidence principale.

Le matériel professionnel

Lorsque le salarié achète des matériels professionnels utiles pour son métier, il est possible d’obtenir une exonération. Ces matériels concernent généralement les outils informatiques, mobiliers et fournitures de bureau, les documents pédagogiques utiles à la formation des nouveaux venus et stagiaires, mais aussi les produits d’entretien dont l’enseigne ne dispose pas. La valeur unitaire de chaque matériel ne devrait pas dépasser de 500 € hors taxe.

Lorsque le salarié requiert des équipements NTIC pour un événement professionnel à l’improviste, les frais de location seront acquittés par l’employeur.

Les frais d’études et de formations

Alors que le salarié poursuit des formations professionnelles dans le but d’assurer plus facilement ses missions au bureau, les frais à payer peuvent être remboursés par l’employeur. Plus précisément, l’entreprise prend en charge les dépenses du salarié pour acquérir un diplôme ou un certificat favorable dans le développement de ses compétences.

Autres

Autres dépenses réelles peuvent être remboursées par l’employeur. Les conditions d’exonérations dépendent toutefois des conventions collectives de l’entreprise.

En cas d’affectation du salarié dans une autre région, l’employeur prend en charge ses frais de déménagement et de mobilité. Autres frais peuvent également être remboursés : les dépenses d’hôtel pendant le déplacement, les frais d’agence pour la recherche de logement, la location de garde-meubles et les diverses dépenses liées à l’installation.

Pour les salariés qui travaillent à domicile pour différentes raisons, l’entreprise propose un « frais de télétravail ». Avec l’accord de son employeur, le salarié peut demander une exonération pour les dépenses courantes : achat de matériels informatiques et des mobiliers de bureau, abonnement à internet, coût de l’électricité, etc.

Si le salarié doit travailler dans une région éloignée de son domicile familial, l’employeur propose des frais de double résidence. Ce qui inclut le loyer du logement mais aussi les frais de déplacement entre le bureau et la résidence principale.

Comment se faire rembourser ses frais professionnels ?

La demande de remboursement des frais professionnels nécessite des justificatifs. Évidemment, vous serez engagé à établir un résumé de vos dépenses. Selon le Code du Travail, l’employeur est libre d’exercer une exonération au forfait ou sur le montant réel des dépenses. Les règles de remboursement devraient être définies dans la convention collective afin de mieux informer les travailleurs.

Remboursement forfaitaire

Le remboursement forfaitaire s’avère le plus prisé par les entreprises. Des conventions collectives définissent les parts de l’employeur sur les frais professionnels, quelles que soient les dépenses réelles. Par exemple, la société verse une vingtaine d’euros par mois pour rembourser les repas et le transport.

Il est bon de savoir que le frais de voiture reste dans le cadre des frais de déplacement estimés au forfait. Les entreprises appliquent une méthode d’évaluation forfaitaire pour estimer le montant accordé pour le carburant et l’entretien du moyen de transport. Ce qui concerne les salariés qui font usage de leur véhicule professionnel pour accomplir leurs activités professionnelles.

Remboursement sur le montant réel des consommations

Il est bel et bien possible d’obtenir le total des sommes avancées, lorsque le salarié respecte toutes les conditions imposées par l’entreprise. Il convient de présenter une facture pour chaque dépense. La note de frais doit inscrire le nom du prestataire ou du vendeur, le motif de la dépense, le montant total, ainsi que la date et le lieu. Occasionnellement, lorsque le salarié est empêché de regagner sa résidence pour des motifs professionnels, il a le droit de demander un remboursement sur son repas au restaurant.

Notez que l’employeur peut refuser le remboursement de certaines dépenses. Il s’agit des surplus de carburants pour des fins personnelles ou encore d’achat d’habillement.

Comment gérer ses dépenses professionnelles ?

Les frais professionnels occupent un budget important au sein de chaque entreprise. La gestion des dépenses professionnelles figure ainsi parmi les problématiques difficiles à résoudre, notamment pour les jeunes entreprises. Suivez quelques recommandations pour éviter les mauvaises surprises.

Établir des règlements sur les frais professionnels

Lors de la signature du contrat de travail, chaque salarié doit avoir des informations claires sur ses avantages, hormis la rémunération brute. Rédigez un document qui inscrit toutes les notes de frais remboursables en dépenses réelles ou forfaitaires. Ce qui limitera les confrontations avec les salariés. A chaque dépense, une note de frais s’avère obligatoire pour envisager tout remboursement. Un responsable administratif vérifie le motif et les détails de chaque document pour entamer les procédures pour le déblocage de l’exonération auprès du service comptabilité.

Profiter d’un logiciel de dépenses professionnelles

Le délai de traitement des notes de frais des centaines d’employés prend parfois du temps. De plus, les erreurs et les oublis sont fréquents. Afin de réduire les pertes de l’entreprise, il est recommandé d’adopter un logiciel de gestion de dépenses professionnelles. Les demandes de remboursement de chaque employé seront directement enregistrées sur l’outil en ligne pour un traitement rapide et sécurisé par le service comptabilité. Sachant que les factures seront attachées en pièces jointes pour faciliter la vérification. Les auditeurs internes peuvent facilement voir l’historique des frais professionnels de chaque travailleur. Ce qui permet d’ajuster les règles sur les frais professionnels si nécessaire. La plupart des entreprises acquittent les remboursements des frais professionnels avec le salaire et les indemnités.

Contactez des prestataires fiables en outils administratifs pour fournir un logiciel performant et facile à utiliser. En règle générale, le logiciel devrait être facile à connecter avec le CRM de l’entreprise ainsi que les autres outils numériques des différents départements. Sachant que l’entreprise doit réserver un budget spécifique pour l’abonnement à cet outil. Demandez l’avis de quelques professionnels avant de prendre une décision. En plus, il est conseillé d’exiger une période de test pour évaluer les points forts et points faibles du logiciel.

Pour éviter les justificatifs manquants et autres contraintes, partagez des cartes professionnelles à vos salariés pour régler les factures en temps et en heure. Un plafond de paiement sera déterminé à l’avance pour permettre à chaque collaborateur de gérer ses dépenses mensuelles. Pour éviter le gaspillage, tout transaction bancaire ne sera effectué qu’après l’accord d’un responsable.

Utiliser un outil innovant : une carte de paiement entreprise

Alors que les longues procédures deviennent ennuyantes, proposez une carte corporate Mooncard à chaque employé. Vos personnels n’auront plus à avancer les frais professionnels.

Mooncard est une carte de paiement réservée pour les règlements des dépenses professionnelles. Pour tous les frais professionnelles prises en charge par l’employeur, le salarié peut directement effectuer le paiement, en envoyant directement un justificatif à la service comptabilité. Lors d’un déplacement professionnel, le collaborateur n’aura plus à apporter de l’argent liquide. Il peut régler ses factures par transaction bancaire.

Il faut prendre en photo la facture proposée par le prestataire. L’utilisateur reçoit un SMS pour rappeler cette étape. La note de frais sera ensuite automatiquement générée. Pour valider le paiement, vous aurez à attendre la validation de votre manager ou du chef de l’entreprise en personne. Sachant que les écritures comptables sont respectées pour la fiabilité de la transaction bancaire. Afin de limiter les dépenses, proposez la carte uniquement aux collaborateurs qui se déplacent souvent pour des missions professionnelles. Établissez une liste des salariés qui réclament régulièrement des remboursements sur les notes de frais.

Afin d’avoir une idée sur les avantages de Mooncard, demandez une démo gratuite. Vous aurez à remplir un formulaire pour vous demander vos coordonnées professionnelles. Vous avez intérêt à mentionner le nombre de collaborateurs qui utilisent la carte. Vous profiterez d’un retour par mail pour une proposition de rendez-vous. Pour des demandes urgentes, passez un coup de fil.

Il est bon de savoir que le Mooncard Corporate, permettant de payer les besoins professionnels courants, coûte à partir de 5 euros par mois. Toutefois, vous devez demander un devis personnalisé pour fixer le tarif de l’abonnement mensuel. Si vos collaborateurs dépensent principalement des frais professionnels liés au transport, misez sur le Mooncard Mobility.

Le plus intéressant ? La solution Mooncard s’adapte à tous les logiciels comptables. De plus, l’enseigne collabore avec des assureurs compétents pour couvrir les dommages en cas de vol, de perte ou encore d’utilisation frauduleuse de la carte.

FAQ

Quels frais professionnels peut-on déduire de l’impôt sur le revenu ?

Les frais professionnels ne sont pas imposables à l’impôt sur le revenu. Cependant, il est possible de déduire le montant réel des dépenses professionnelles. Notez les frais professionnels qui peuvent être intégralement déduits :

  • Les frais de repas ;
  • Les frais de déplacement d’un seul aller-retour par jour et ne dépassant pas de 40 km ;
  • Les frais de voiture ;
  • Les frais de double résidence, notamment en cas d’affectation dans une région éloignée du domicile familial
  • Les frais d’études et de formation, même en vue d’une reconversion professionnelle ;
  • Les matériels professionnels de moins de 500 euros ;
  • Les frais liés aux loyers, aux charges de copropriété et aux impôts d’un lieu de travail en dehors du bureau.

Quel est l’abattement pour frais professionnel ?

L’abattement pour frais professionnels est de 10%, suivant les réglementations imposées par l’URSSAF. Cette décision est effective depuis le début de l’année 2022. Sachant que ce taux de la déduction forfaitaire spécifique peut varier en fonction de la profession de l’employé.

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