Pourquoi mettre en place un serveur vocal interactif pour une entreprise ?

Chez une entreprise, peu importe sa taille et son activité, le service client commence souvent par un appel téléphonique. Pour mieux gérer ces appels, la majorité d’entre eux ont décidé de mettre en place un serveur vocal interactif ou un SVI. Il s’agit d’un logiciel de téléphonie qui permet d’instaurer des services automatisés sur un centre d’appel. Mais pourquoi choisir cette solution ? Vous trouverez plus de détails dans cet article.

Qu’est ce qu’un serveur vocal interactif (SVI) ou interactive voice response ?

Le serveur vocal interactif est une technologie de téléphonie qui peut recevoir différentes instructions afin de pouvoir communiquer et répondre aux requêtes de ses utilisateurs nous indique le site kavkom.com. Utilisé généralement au sein d’une entreprise, le SVI accueille les clients et les redirige vers les services adéquats. Grâce à cette technologie, les appels entrants seront automatisés. Dans de nombreux cas, le serveur vocal interactif remplace donc le réceptionniste ou la secrétaire.

Le serveur vocal interactif se reconnaît facilement. Vous avez déjà certainement eu affaire à cette technologie, mais vous ne vous en êtes pas rendu compte. En effet, il s’agit du système qui lorsque vous passez un appel téléphonique propose différentes options pour vous réorienter vers la personne apte à traiter vos demandes. En général, le serveur vocal interactif vous demande de taper sur un chiffre pour faire votre choix. Certains SVI fonctionnent également via des commandes vocales. Pour cela, il suffit tout simplement de prononcer un mot pour une redirection.

Quels peuvent être les avantages d’un serveur vocal interactif ?

Les avantages du SVI sont nombreux. Ils concernent à la fois l’entreprise, le conseiller et le client.  Voici pourquoi adopter le SVI en entreprise.

Mettre en place le serveur vocal interactif pour améliorer la satisfaction des clients

La satisfaction des clients est l’un des points les plus importants à ne pas négliger au sein d’une entreprise. Il faut donc chercher les meilleures solutions pour l’améliorer en permanence. Pour cela, le SVI est une bonne alternative, surtout si vous devez faire face à un tas d’appels. En effet, avec un SVI, certains appels, notamment les moins importants peuvent être automatisés. Les appelants entrant sont immédiatement redirigés vers le bon interlocuteur. Le client sera mis en contact avec la bonne équipe. Cette automatisation vous permettra de mieux gérer votre demande et de réduire le temps d’attente de vos clients.

Le serveur vocal interactif est un moyen de communication disponible 24h/24 et 7j/7

Avec une SVI, les informations recherchées par vos clients seront disponibles à tout moment, même en dehors de vos heures de bureau. En effet, ce système fonctionne 24h/24 et 7j/7 (durant la nuit, le week-end, les jours fériés, etc.). Grâce au SVI, vos clients ne seront donc pas obligés d’attendre le lendemain pour avoir les réponses à leurs questions, récupérer leurs données, etc. Un simple coup de téléphone suffit.

Le serveur vocal interactif aide à réduire les coûts du centre d’appel

Selon les résultats de nos recherches, une demande traitée par un SVI coûte entre 0.05 et 0.25 euros en fonction de l’abonnement choisi. Pourtant, si la tâche est confiée à un conseiller, il faudra débourser encore plus d’argent (environ 10 fois plus) pour payer ses prestations. Ce qui fait que le SVI est moins cher. Il permet à votre entreprise de faire une énorme économie pouvant aller jusqu’à 90% par appel.

Le serveur vocal interactif améliore l’image de votre entreprise

Le SVI a un impact sur l’image de votre entreprise. Il traduit que votre société est très bien organisée pour traiter les demandes de ses clients. Grâce à ce système, les PME donnent l’impression d’être plus grandes qu’elles ne le sont en réalité.

Le serveur vocal interactif vous permet de gagner un temps précieux

Grâce aux fonctionnalités proposées par le SVI, vos clients gagneront du temps et bénéficieront d’une expérience fluide. Ils pourront avoir chaque fois les réponses qu’ils souhaitent obtenir. N’oubliez pas que faire attendre un client nuit à l’image de l’entreprise.

Le serveur vocal interactif est la solution parfaite pour libérer le temps vos conseillers 

En utilisant un SVI, vous libérez le temps de vos conseillers. Comme mentionné un peu plus haut, les demandes simples qui ne nécessitent pas leurs interventions peuvent être automatisées. Les flux d’appels vont donc diminuer et vos conseillers pourront se concentrer sur les demandes plus importantes ou sur d’autres tâches.

Le serveur vocal interactif convient à tous types de clients 

Le SVI est un moyen de communication très facile à utiliser. Tout le monde peut s’en servir car il ne nécessite aucune connaissance particulière. Il est adapté même à ceux qui sont peu à l’aise avec internet.

Quels peuvent être les inconvénients du SVI pour une société ?

Malgré les avantages qu’il apporte, le SVI n’a pas encore trouvé sa place dans plusieurs entreprises. Certains sont réticents à l’idée d’y investir. Mais pour quelles raisons ?

Les clients les plus exigeants peuvent considérer que le SVI est un manque d’attention. Ces personnes préfèrent parler à une personne physique. Ils n’aiment pas tomber sur le serveur vocal. D’ailleurs, avec un SVI, il arrive que l’entreprise passe à côté de certains clients qui ne souhaitent pas perdre de temps avec un serveur vocal. Alors, que faire dans ce cas ?

Pour pallier à ces cas qui freineraient les clients, si votre entreprise a décidé de mettre en place un SVI, nous vous conseillons de ne pas proposer trop d’options lorsque vous configurez le système. En effet, si vos clients doivent passer par plusieurs étapes pour avoir ce dont ils ont besoin, vous risquez de les faire fuir.

SVI : pour quel type d’entreprise est-il destiné ?

Au début, le SVI n’a été utilisé que par les entreprises de services tels que les banques par exemple. Mais actuellement, ce système informatique peut être utilisé par différents types d’entreprises, peu importe leur activités dont : la restauration, l’automobile, la vente, etc.

Dans tous les cas, la mise en place d’un SVI est recommandée si le volume de vos appels est très élevé. Vous pouvez aussi opter pour le serveur vocal interactif si vous proposez des services commerciaux, des services de support client, service à la clientèle, service assistance et des services après vente. Si votre entreprise possède également des centres d’appel, le serveur vocal interactif peut vous aider.