Tout savoir sur la signature électronique qualifiée

A l’ère de la digitalisation, des milliers d’échanges se passent en ligne au quotidien. La signature électronique devient incontournable pour différents contrats commerciaux et documents administratifs importants. La meilleure authentique et sécurisée est désormais accessible : la signature électronique qualifiée.

La signature électronique qualifiée, c’est quoi ?

La signature électronique est née de l’utilisation d’internet. Elle a été vulgarisée pour la première fois en 1999 en France.  Il s’agit d’une technologie qui permet de signer virtuellement un document. Ce qui garantit une authentification d’une facture, d’un justificatif de transaction ou encore d’un document officiel. Ni le signataire, ni le demandeur du document, n’est obligé de rejoindre un endroit spécifique pour valider ou faire signer un élément en format numérique.

La signature électronique qualifiée, traduit de l’anglais Qualified Electronic Signature (QSE), s’avère l’option la plus sûre pour authentification d’un document important. Le destinataire sera ainsi au courant de l’identité du signataire afin de s’assurer de la fiabilité de son acte officiel, de son contrat ou de sa facture.

 Selon la loi sur la signature électronique (SCSE), la signature électronique qualifiée doit être fourni par un prestataire qui dispose d’une certification reconnue.

 Côté technique, il existe deux variantes de QES. La signature électronique qualifiée centralisée est installée directement sur l’ordinateur du signataire.  Créée sur une carte cryptographique, elle s’avère compatible avec tous les systèmes d’exploitation de la machine de l’ordinateur. Quelques clics seraient suffisants pour la validation de différents documents par le signataire. Ce dernier devrait éviter d’emprunter son ordinateur à une autre personne afin d’éviter les mauvaises surprises. Dans le but d’installer le logiciel sur un serveur sécurisé, misez sur la signature électronique qualifiée centralisée. Elle intéresse les organisations en donnant l’accès à la validation à des tiers. Plus précisément, le signataire peut désigner des membres de son équipe à utiliser sa signature électronique à tout moment.

Quand recourir à la signature qualifiée ?

La signature électronique qualifiée concerne à la fois les personnes physiques et morales. Par ailleurs, la majorité des utilisateurs opèrent dans le commerce en ligne, dans les transactions financières à travers le monde, puis les professionnels dans le domaine juridique et des marchés publics.

Signez un contrat client

La signature électronique qualifiée devient incontournable pour officialiser l’accord écrit avec un client. Ce dernier, en acquittant une somme relative à une prestation ou à la commande des marchandises, exige parfois un justificatif. Même s’il n’y a pas de rencontre en face à face avec les responsables de l’entreprise, le client peut avoir un contrat signé par le responsable. Ce qui rassure les internautes qui sont méfiants des arnaques sur internet.

La signature électronique propose une identification sécurisée du signataire. Aucune autre personne ne peut officialiser un document en l’absence de la propriétaire de la signature. Aucun document ne serait alors proposé aux clients ou à d’autres destinataires sans avoir passé sous les yeux du responsable.

Si vous êtes à la tête d’une société commerciale, la signature électronique qualifiée permet de signer des devis, des factures, des contrats de vente, des contrats de location, des bons de livraison, des bons de commande ou encore des lettres de remerciement/ de demande de partenariat.  Les documents peuvent alors concerner tous vos contacts : contrats clients, partenaires d’affaires, fournisseurs, autorités publiques, etc.

Signez des actes authentiques par le notaire

Les personnels de la justice utilisent un logiciel de signature électronique qualifié pour diversifier leurs clients. Les professionnels et particuliers qui souhaitent obtenir des actes liés au mariage, à la famille, à l’entreprise, à la succession ou encore à l’expatriation. Il n’est plus obligatoire de rejoindre le bureau du Notaire à l’autre bout de la ville. Les échanges peuvent être effectués par téléphone ou par mail pour ensuite acquérir le document nécessaire. Le notaire, comme ses clients, limite les déplacements inutiles.

Signez des actes rédigés par les avocats

Alors que vous devez engager un avocat pour différentes raisons d’ordre juridique, privilégiez le professionnel qui peut procurer un acte signé virtuellement. Une signature électronique qualifiée permet d’obtenir rapidement le contrat de cession d’actions ou de parts sociales, le contrat de vente ou encore le statut de votre société.

Créer une signature électronique qualifiée

Une fois que le client intègre la signature électronique qualifiée dans ses outils de travail, il convient d’utiliser un logiciel ou un équipement configuré spécialisé à la création de la signature. Avant de passer à l’achat, assurez-vous que le dispositif respecte les exigences liées à l’eIDAS.

Par la suite, vous avez intérêt à demander une attestation de signature électronique. Le signataire devrait contacter une entreprise qui opère dans la délivrance de certification électronique. Sachant que le prestataire peut exiger une rencontre physique pour vérifier l’identité du souscripteur. Toutefois, vous pouvez demander une vérification par visioconférence.

Que vous opérez dans le domaine du droit et de la justice, du commerce, de la banque, du transport, de la restauration ou encore de la gastronomie, la signature électronique qualifiée ne risque pas de vous décevoir. Consacrez du temps pour trouver les meilleures offres. Il faut tenir en compte quelques éléments pour satisfaire vos besoins et aussi ceux de vos clients. Pensez aux conditions d’authentification proposées par le prestataire. Sans oublier de jeter un œil sur les principes de sécurisation du logiciel.

Comment utiliser la signature électronique qualifiée ?

L’identification du signataire et l’intégrité du document sont les garanties sûres de la signature électronique qualifiée. Pour bénéficier de cette innovation, vous aurez besoin d’un outil informatique ou d’un appareil high tech : ordinateur de bureau, laptop, tablette ou smartphone. Comme vous aurez à effectuer une opération en ligne, utiliser un clé USB ou un autre logiciel n’est pas nécessaire. Votre machine devrait être connectée à internet tout au long de l’opération.

Vous devrez vous authentifier avant d’avoir accès au logiciel qui attribue la signature sur le document de votre choix. Ce qui nécessite l’insertion d’un code reçu par SMS.  Le document sera ensuite envoyé par mail. Vous aurez à le télécharger avant de l’enregistrer, puis d’expédier une copie à un destinataire particulier.

Alors que vous autorisez vos collaborateurs à signer certains papiers, vous pouvez rester au courant de tous leurs mouvements. Le fournisseur envoie un autre mail après l’utilisation de la signature sur chaque document.

Quels changements avec le règlement eIDAS ?

En 2016, un règlement sur la signature électronique a été adopté. Il s’agit de l’Authentication and trust Services (eIDAS) dans l’Union européenne.

Différence entre la signature électronique et numérique

Tout d’abord, les professionnels et les particuliers qui souhaitent finaliser des contrats en ligne sur la différence entre la signature électronique et numérique. Ce dernier, basé sur la technologie cryptée, désigne la version numérique de la signature manuscrite. Le fichier texte ne peut plus être modifié après l’inscription de la signature. Autrement dit, aucune révision n’est permise ni sur le contenu du document ni sur la signature proprement dite. Quant à la signature électronique, elle est plus simpliste. Elle présente l’image de la signature manuscrite. En cas de besoin d’une signature, le signataire colle sur le document Word la photo.

Conditions techniques

La directive adoptée en 1999 a démontré une mise en œuvre difficile de la signature électronique. Avec l’arrivée de la réglementation eIDAS, toutes les signatures hébergées dans le cloud sont éligibles au type « qualifié ». Plus précisément, les professionnels sont autorisés à profiter des solutions cloud pour l’authentification des factures, des bons de commande et d’autres documents importants. Mieux encore, il est possible d’utiliser la signature électronique à distance en se servant du compte du signataire.

Le fournisseur indique le mode d’enregistrement de la signature originale de l’utilisateur. Il est bel et bien possible d’indiquer l’emplacement de la signature électronique lors de la proposition du document à authentifier via le logiciel.

Rappel : les types de signature électronique

Ce même règlement établit un classement du niveau de la signature électronique. Ce qui est jugé en fonction de son degré de sécurité.

La signature électronique simple

Elle correspond à un niveau de sécurité basique. Elle reste accessible même sans identification préalable du signataire. Les utilisateurs sont généralement des commerçants en ligne qui proposent des factures pour les acheteurs.

La signature électronique avancée

La signature électronique avancée présente un niveau de sécurité plus élevé par rapport à celle qualifiée. Le signataire en personne devrait avoir une certification. Ce qui convient particulièrement pour les documents de valeur juridique. Selon les besoins spécifiques de l’utilisateur, le fournisseur peut signaler au signataire toute modification entrepris par une autre personne qui a accès au document signé.

La signature électronique qualifiée

Ce type de signature électronique intéresse particulièrement les internautes qui souhaitent profiter d’une bonne garantie. Elle affiche le plus haut niveau de sécurité. Une vérification stricte de l’identité du signataire est au rendez-vous.

Selon l’article 26 de l’eIDAS, une signature électronique qualifiée doit permettre d’identifier le signataire en toute sécurité. Sa création repose sur les mêmes principes que celle de la signature électronique avancée. Sans oublier de demander le certificat qualifié, en prouvant la conformité aux exigences déjà citées.

En cas de litige, les documents qui affichent une signature électronique simple, avancée ou qualifiée sont recevables auprès de la justice. La différence entre les trois types de signature électronique concerne ainsi les caractéristiques liées à la sécurité.