Qu’est-ce que la signature électronique pour une entreprise ?

Encore appelée e-signature, la signature électronique est une façon de signer numériquement un document. Elle est de plus en plus plébiscitée notamment grâce au caractère authentique qu’elle confère à un document. Elles sont élaborées à partir d’un chiffrement asymétrique pour garantir l’authenticité. Elle est fortement appréciée, surtout par les plus jeunes.

Son caractère sécurisant est dû au fait que la signature numérique dispose d’une valeur juridique plus complète qu’une signature manuscrite. En d’autres termes, elle permet de garantir l’intégrité et la conformité d’un document. Alors, qu’est-ce qu’une signature électronique ? Quels sont les différents types de signatures électroniques ? Ses avantages pour une entreprise ? Voici tout ce que vous devez savoir sur la signature électronique.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique est une forme de signature qui permet de rendre sûre l’authenticité d’un document numérique. Elle est l’homologue de la signature manuscrite, car elle présente les mêmes prérogatives que cette dernière. Une e-signature est un procédé technique bien déterminé qui permet au signataire de donner une approbation reconnue juridiquement par un avocat sur un dossier numérique.

Elle est le résultat d’une méthode d’approbation mathématique qui permet de chiffrer une signature en la rendant unique et avérée.

Quels sont les différents types de signatures électroniques ?

Les documents numériques ont la capacité d’être signés de différentes façons d’un point de vue électronique. Il existe trois principaux types de signatures électroniques selon le règlement eIDAS (electronic Identification, Authentification and trust Services).

La signature électronique simple ou basique (SES)

C’est un type de signature élaborée à partir de techniques simples. Ce sont des systèmes de signatures qui ne possèdent pas des procédés d’élaboration avancés. C’est la procédure de signature électronique la plus utilisée de nos jours. Une e-signature simple possède un niveau de sécurité basique, mais acceptable.

Cette sécurité peut quand même être renforcée dans le principal objectif d’acquérir une reconnaissance plus légale. Pour ce faire, une autre étape d’authentification est généralement ajoutée lors de l’élaboration de la signature. Une signature électronique simple n’a pas obligatoirement besoin d’un dossier de preuve qui attestera de l’authenticité de la signature.

La signature électronique avancée ou numérique (SEA)

Ce type de signature a un niveau de sécurité plus élevé qu’une signature basique. Elle répond effectivement aux 4 exigences du règlement eIDAS à savoir :

• L’authenticité (elle doit être liée à son signataire) ;
• L’identité (contenir la possibilité de permettre une identification du signataire) ;
• L’intégrité (elle doit être réalisée à partir d’un dispositif appartenant au signataire) ;
• La garantie (elle doit garantir une modification impossible).

Ces quatre critères témoignent de la fiabilité d’une signature électronique avancée en tant que garante de l’authenticité d’un document.

La signature électronique qualifiée (SEQ)

C’est le type de signature numérique qui offre le niveau de sécurité le plus élevé. Toutefois, les différentes étapes pour pouvoir l’utiliser sont fastidieuses. Pour disposer d’une signature électronique qualifiée, il faut passer par une vérification d’identité physique ou virtuelle. Cette vérification est effectuée par une Autorité de Certification adéquate. Elle se solde par un certificat qualifié nécessaire à la création de la signature électronique.

En effet, le processus d’acquisition et même de signature est très pesant. C’est la raison pour laquelle sa fiabilité est sans équivoque. En d’autres termes il est très difficile de douter de l’authenticité d’une signature numérique de type 3. Elle est nécessaire pour la signature électronique de documents authentiques tels que :

• Les conventions parentales, de concubinage, les statuts d’une société, etc.
• Les actes de passation de marchés publics ;
• Les factures numériques transmises à l’État ;
• Les actes de signatures internationaux.

En effet, il existe trois formes de signatures électroniques avec des niveaux de sécurité différents. Cependant, le choix d’une e-signature dépend fortement du contexte réglementaire et juridique dans lequel la signature devra prendre effet. Toutefois, il n’est pas nécessaire de rappeler que les avantages d’une signature électronique pour une entreprise sont indéniables. D’autant plus que des sociétés comme Yousign propose de signer vos PDF en ligne grâce à la signature électronique PDF. Légale et facile à utiliser pour signer tous types de contrats au format PDF.

Les avantages d’une signature électronique pour une entreprise

C’est clair, une signature numérique permet de garantir la date de la signature et l’authenticité du signataire. De ce fait, l’intégrité du document est assurée. Dans une entreprise, ses avantages sont multiples.

Une sécurité plus renforcée

En effet, le procédé de chiffrage qui est à l’origine d’une e-signature permet de garantir une sécurité maximale. Ainsi, la signature numérique offre un niveau de sécurité supérieure à celle d’une signature manuscrite. Une signature numérique est composée d’un sceau qui la protège. De plus, un document signé de façon électronique dispose d’un historique permettant de voir toutes les différentes modifications qui ont été apportées au dossier.

La prévention d’éventuelles falsifications

Une e-signature permet également de prévenir certaines éventuelles falsifications. Au regard du caractère sécurisant de cette forme de signature, il est plus difficile de falsifier un document signé numériquement. D’autant plus que toutes les modifications y sont visibles.

Une économie considérable sur les dépenses de l’entreprise

En effet, lors de la signature d’un contrat ou autre acte conventionnel, il n’est plus nécessaire d’avoir recours à des impressions et d’y apposer un cachet. Grâce à une signature numérique, les coûts imputés à l’impression sont réduits, voire inexistants. Aussi, il n’est plus nécessaire de trouver un local pour procéder à l’archivage des documents, car tout se fait en ligne.

Une valeur commerciale plus efficace

En effet, la digitalisation prend de plus en plus tous les domaines d’activités. Aujourd’hui il est crucial pour une société de mettre sur pied une stratégie digitale efficace. Permettre aux clients de signer en ligne via leur téléphone peu importe l’endroit où ils se trouvent améliore l’action commerciale et même la relation client. Elle permet d’offrir une meilleure expérience aux clients et par conséquent de les fidéliser.

Quelle est la validité d’une signature électronique ?

Une signature électronique se voit toujours joindre un certificat qui a une durée de validité comprise entre 2 et 3 années. Cette validité commence à être comptée à partir du moment où la signature est apposée. L’expiration de la durée de vie de ce certificat survient alors 3 années après l’apposition de la première signature. Une fois que la validité d’une signature électronique arrive à son terme, la signature électronique n’est plus recevable. L’utilisation d’une e-signature dont le certificat est arrivé à expiration peut créer des problèmes au signataire du document voire annuler l’authenticité de ce dernier.