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Lorsque vous créez votre entreprise, vous devez prendre en compte beaucoup de choses, à commencer par le statut. Une fois les démarches effectuées, d’autres éléments entrent en compte, comme le recrutement si nécessaire. Vient ensuite la communication. Comment allez-vous mettre en place votre prospection ? Mais ce qui reste essentiel et commun à toutes les entreprises, c’est de proposer plusieurs possibilités pour pouvoir la joindre. Création d’une adresse mail, réseaux sociaux, mais également le moyen le plus courant : une ligne téléphonique sur laquelle on peut la contacter. C’est aujourd’hui à cela que nous allons nous intéresser. Quel standard téléphonique choisir pour son entreprise ? IP ou virtuel : qu’est-ce que c’est et quelles sont les différences ?
Un standard téléphonique pour votre entreprise
Le numéro de téléphone est l’élément indispensable pour toute entreprise qui, à l’instar d’un particulier, ne peut s’en passer. Ce numéro représente donc un très bon moyen de pouvoir être contacté. Les entreprises relient ce numéro à un standard téléphonique qui a un rôle de commutateur, pour à la fois recevoir et émettre des appels. Contrairement aux téléphones fixes ou portables des particuliers, les standards possèdent des options adaptées aux besoins des entreprises.
Les avantages d’un standard pour la gestion des appels
Les options, c’est l’avantage principal des standards téléphoniques. Pour commencer, on trouve généralement le transfert d’appel. Fonction indispensable si le poste de téléphonie qui reçoit l’appel se trouve loin du bureau auquel il est adressé. Il faudra au moins ça pour les PME et plus. Vous aurez notamment la possibilité de recevoir une notification (généralement un mail lorsque quelqu’un laisse un message sur votre boîte vocale), de personnaliser un message d’accueil, de permettre la mise en attente lors d’un appel et bien d’autres. Le standard téléphonique est un outil indispensable pour bien gérer ses appels en entreprise, pour offrir une prestation de choix aux clients. Les options sont à choisir avec soin, en fonction des besoins de votre entreprise. On trouve aujourd’hui un large choix de standards téléphoniques à petit prix, qui s’adaptent aux besoins de votre société, sur des sites comme OfficeEasy. Des experts vous accompagnent et vous conseillent dans votre choix, pour vous guider selon vos besoins personnels et optimiser ainsi la communication au sein de votre entreprise.
Pourquoi opter pour un standard téléphonique ?
Posséder un standard efficace mis en place avec efficacité et réflexion permet de se différencier des autres entreprises, en faisant preuve d’une bonne réactivité. Imaginez que l’entreprise reçoive un appel destiné au manger ou toute autre personne située dans son bureau, bien loin du lieu qui reçoit l’appel. Allez-vous faire patienter la personne qui appelle ? Dans le but d’optimiser la satisfaction de votre clientèle, c’est tout à fait inenvisageable.
Avec un standard téléphonique, cela se fait immédiatement. Par ailleurs, le prix des appels dans l’entreprise est nul, c’est donc un moyen efficace pour les employés de communiquer entre eux et instantanément, contrairement au mail. Enfin, élément primordial, cela vous permettra de ne plus manquer une opportunité de business par manque de disponibilité.
Les types de standards téléphoniques
On note deux types principaux de standards téléphoniques. Il y a ceux qui passent par le réseau de téléphonie habituel et ceux qui passent par le réseau internet. Sans trop entrer dans les détails, ce qui change est donc la façon de faire véhiculer l’appel, mais les fonctions disponibles seront quant à elles les mêmes. Cependant, on s’oriente de plus en plus vers ceux qui utilisent internet, car ils sont plus stables et plus sécurisés, mais aussi avantageux au niveau des coûts de maintenance et de communication, bien qu’ils soient plus chers à l’achat. Parmi les types de standards téléphoniques plébiscités, on retrouve ainsi les standards IP et les standards virtuels.
Le standard IP
Il tire son nom de la technologie employée pour faire passer la voix. Cette technologie, c’est le protocole VoIP (Voice Over Internet Protocol, littéralement voix par le protocole internet) qui est également utilisé par exemple dans les jeux vidéo pour communiquer avec ses partenaires. C’est la solution la plus malléable de toutes, et qui ne cesse d’évoluer pour apporter une qualité toujours meilleure.
Vous ne pouvez pas vous tromper en optant pour ce type de standard, et c’est d’ailleurs le choix de la majorité des entreprises. Pour faire simple, les standards IP décomposent la ligne téléphonique en réseau internet. Il est donc assez facile de les programmer pour installer des fonctionnalités personnalisées propres à chaque entreprise. La mise en place peut cependant s’avérer difficile et il est conseillé de la confier à des experts. Prenez soin de sécuriser votre standard, car tout ce qui passe par internet peut plus facilement être détourné si vous ne prenez pas de mesures adéquates.
Le standard virtuel
Même s’il n’est pas aussi plébiscité que le standard IP, le standard virtuel commence à se faire sa place. Mais alors, quelles sont donc les différences entre les 2 ?
Pour commencer, il n’y a pas beaucoup de changements au niveau des fonctionnalités, pour ne pas dire aucune. Le standard virtuel, comme son nom l’indique, n’est pas matériel et c’est là sa principale différence. Vous n’aurez donc aucune installation à effectuer. C’est une bonne chose pour les personnes inexpérimentées en téléphonie, car le langage propre à ce type d’installation peut facilement vous perdre. La configuration se fait généralement sur un navigateur internet et de manière très rapide.
Il vous sera forcément nécessaire d’acquérir un téléphone pour recevoir les appels et un modèle supplémentaire pour toute autre personne que vous désirez lier au numéro pour, par exemple, diriger les appels. Le transfert d’appel n’est pas possible, mais chacun des téléphones liés reçoit les appels et celui concerné peut ainsi répondre. Bien entendu, vous pouvez utiliser des appareils personnels, mais cela donne une image moins professionnelle et peut gêner vos employés. Généralement, le nombre de téléphones est limité à 5 voire 10. C’est donc une solution à éviter pour une entreprise au-delà d’une PME.
À côté de cela, il possède de nombreux avantages. La limite d’appareils connectés n’est ainsi pas un problème pour une petite structure, et permet d’acquérir une ligne professionnelle sans se soucier des soucis d’installation et des coûts de maintenance. Enfin, il est à noter qu’un standard IP devra de nouveau être installé en cas de déplacement de locaux et peut potentiellement prendre du temps avant activation. Un problème que ne connaît absolument pas le standard virtuel qui, une fois configuré, est directement actif et prêt à l’emploi sans interruption.
