Comment gérer les retards de colis en entreprise ?

Un colis livré à temps, rapidement et en parfait état : c’est ce que vos clients attendent de votre entreprise. Si vous ne pouvez pas toujours éviter un retard de livraison, vous pouvez par contre vous y préparer. Ceci implique la mise en œuvre d’une organisation bien ficelée afin de pouvoir adopter à temps la marche à suivre. Objectif : limiter les dégâts comme des avis négatifs ou des réclamations. Des solutions de secours existent pour pouvoir gérer les retards lorsqu’ils se présentent. Découvrez-les.

Retards de livraison : quelles solutions pour mieux les gérer ?

Les retards ne peuvent être évités dans l’absolu, de ce fait, vous devez vous tenir prêt à y être confronté, en anticipant des solutions pour gérer les urgences de la meilleure manière possible.

Communiquer avec les clients

Il est important de communiquer sur votre politique de livraison et notamment, les modalités selon lesquelles elle est effectuée (express, en point relais, à domicile, etc.), les délais, les prix… Ce sont des éléments qui doivent être portés à la connaissance des clients lors de l’achat et que vous devez faire apparaître avant la validation de leurs achats sur le site.

Il est également essentiel de préciser les délais et la durée estimative de la livraison des colis afin d’assurer une relation clientèle de confiance.

Assurez-vous de bien communiquer toute modification dans l’organisation qui peut affecter les délais de livraison du colis : il peut s’agir de la forte croissance du nombre de commandes par exemple, de problèmes d’acheminement, ou encore de pénurie de personnel chez vos transporteurs. Dans tous les cas, prenez soin de communiquer l’information sur votre site internet, d’envoyer un message personnalisé aux destinataires ou même de les appeler de vive voix. Cette attention ne manquera pas de satisfaire le client, en plus de prouver votre professionnalisme et votre transparence dans vos processus.

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Faire appel à un taxi-colis pour une livraison dans les meilleurs délais

Le taxi-colis est une solution de transport expresse permettant d’assurer la livraison d’un colis d’un point à un autre, quelle que soit la taille de celle-ci et n’importe où en France ainsi que sur le territoire européen.

Ainsi, la livraison en taxis-colis est une solution d’urgence pour laquelle vous pouvez opter en cas de retard de colis dû à l’un de vos transporteurs habituels, leur particularité étant justement de pouvoir être sollicités en cas d’extrême urgence. Dans ce cadre, l’intervention peut être réalisée auprès de votre entreprise ou directement auprès de vos fournisseurs.

Il faut faire remarquer que les taxis-colis proposent différents types de services adaptés à tous les colis :

  • le taxi-colis urgent : la livraison est immédiate et sans rupture de charge, réalisée en fonction de vos contraintes opérationnelles.
  • le taxi-colis sur mesure : qui répond à des exigences bien précises comme, par exemple, l’envoi de produits dangereux (ADR) qui est soumis à une règlementation stricte ou l’acheminement d’œuvres d’art qui nécessite de l’emballage et la mise en place d’une assurance Ad Valorem.
  • le taxi-colis programmé : qui consiste à prendre en charge une urgence, mais programmée selon un horaire et un emplacement précis – une solution plus économique du fait de l’optimisation de la rotation des véhicules.

L’avantage principal du taxi-colis est qu’il se fait via des véhicules dédiés pour un service à haut niveau de fiabilité. Cela signifie qu’il ne transporte que votre colis, sans groupage, ce qui réduit considérablement les risques de perte, de vol, de casse ou de dévoiement.

Bonne nouvelle : vous pouvez aussi très bien recourir au taxi-colis pour assurer vos livraisons régulières. Dans ce cas, une tarification avantageuse est appliquée. Demandez une offre à un transporteur expérimenté et spécialisé.

Les bons gestes pour anticiper les retards de colis

Avoir quelques retards occasionnellement est normal pour une entreprise, ce qui ne signifie pas pour autant qu’il ne faut pas prendre les précautions nécessaires pour les prévenir au maximum. Voici quelques bonnes pratiques à observer pour anticiper les retards de colis.

Revoir votre promesse de livraison

Nombreuses sont les entreprises qui proposent la livraison le jour même ou le lendemain afin de suivre la tendance du secteur. Et pourtant, force est d’admettre que ce mode de livraison est très risqué.

En effet, cette option suppose que le client s’attend à recevoir son colis dans la journée et risquera d’être déçu si ce n’est pas le cas. Il ne manquera pas d’aviser ensuite les visiteurs de votre site sur ce point, ce qui pourra freiner les clients potentiels.

De ce fait, il est important de vous assurer d’avoir les ressources nécessaires permettant de gérer la livraison le jour même, avant de la proposer au client.

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Automatiser l’audit des factures de transport

Les retards de livraison de colis sont un problème le plus souvent lié aux transporteurs, raison pour laquelle il est important de procéder à un audit des factures de transport pour éviter un retour. En procédant ainsi, vous les obligez à rendre des comptes et surtout à respecter les délais de livraison des commandes.

Il est important de savoir d’ailleurs que 30% des factures de transports peuvent contenir des erreurs, ce qui occasionne des dépenses supplémentaires pour l’entreprise.

La vérification par système automatisé serait plus efficace qu’une vérification manuelle qui ne donne que des résultats aléatoires en plus d’être chronophage.

Suivre les envois en temps réel

Le suivi des envois en temps réel est un moyen d’être réactif face aux retards de colis. Tout comme pour l’audit de facture, cette tâche doit être réalisée avec un outil spécialisé permettant non seulement de s’assurer du suivi des envois, mais aussi de l’information automatique des clients, qui doivent, eux aussi, pouvoir accéder à ce suivi.

L’idéal est que vous puissiez vous apercevoir des éventuels retards avant les clients et ainsi, les notifier à temps en communiquant clairement à propos du statut de la commande.

Proposer des points relais

Le point relais est un mode de livraison qui consiste à faire récupérer le colis à un point de livraison proche géographiquement des clients. En proposant la livraison en point relais gratuite, vous réalisez aussi des économies sur ce poste de dépense en particulier. Les clients préfèrent largement la perspective de pouvoir récupérer leur colis en temps et en heure à un point de collecte plutôt que d’attendre une livraison aléatoire à domicile.

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